Kesäkeidas haltuun ja toimitusjohtajan vinkit kesän viettoon!

Haluamme auttaa sinua pääsemään kesämoodiin, ja tekemään työnteosta myös kesän aikana fiksumpaa. Kesällä katkonaiset viikot, tuurailut, houkuttelevat grillailukelit ja uudet kesätyöntekijät antavat omat haasteensa työn teolle.

Tämä blogi paljastaa lisäksi, miten johtamisen grand old man eli toimitusjohtajamme Jari viettää kesää. Hän jakaa omat uniikit ajanviettovinkkinsä.

Sääkartat hehkuvat punaisina, ilmalämpöpumput katoavat kauppojen virtuaalisilta hyllyiltä ja jäätelöaltailla alkaa käydä kova kuhina. Kesä on selvästikin koittanut. Tämä harvinainen aika, jolloin suomalaisetkin alkavat hymyillä ja moikkailla naapureitaan. Työelämässä tämä tarkoittaa sitä, että joko pääset lomailemaan, tai hoidat isoa vuorta muiden kollegoiden työtehtäviä, joista sinulla ei oikein ole minkäänlaista käsitystä. Kollegat ja esimiehet kauniista ojentavat sinulle uusia vastuualueita, ja kehuvat osaamistasi ja luottavat, että hoidat kaiken yhtä laadukkaasti kuin he, siinä oman työn ohessa tietenkin.

Vaikka kesä mielletään palautumisen ja rentoutumisen keitaaksi, melko harvoin niin kuitenkaan todellisuudessa käy. Aurinkoiset kesäpäivät toki tuovat mukanaan mukavia grillihetkiä ja virkistäviä pulahduksia mereen. Melko paljon sinne mahtuu kuitenkin stressaavia ajomatkoja, hikisiä kokkaushetkiä ja kadonneita matkatavaroita.

Tämän blogin ensimmäinen vinkki tuleekin jo tässä vaiheessa: Älä aseta itsellesi paineita rentoutumisen tai hauskanpidon suhteen. Stressaaminen siitä, että kaikki ei suju suunnitelmien mukaan tuskin auttaa stressin vähentämisessä. Välillä saa (kauniisti sanottuna) ärsyttää. Se on ihan ok, lomallakin.

Ennen kuin pääset loman viettoon (tai kollegojen lomien aikaisten tehtävien kimppuun), kaikki omat hommat pitää tietenkin saada valmiiksi. Monen tavoitteena on viimeistellä kaikki keskeneräiset työt, jotta loman jälkeen voi aloittaa energisenä kaikki uudet projektit puhtaalta pöydältä. Tekemistä on paljon, ja kokemuksesta jo tiedät, että jotkin asiat tulevat jäämään kesken. Jotta siellä kuuluisalla lomalla voisi rentoutua mahdollisimman paljon, on tietynlainen asioiden järjestely ennen lomaa hyvä idea. Erityisesti jos kesään kuuluu myös muiden vastuualueista huolehtiminen. Kun monet eri asiat, niin isommat kuin pienemmät, pyörivät keskeneräisinä mielessä, haittaavat ne työntekoa ja lomamoodiin pääsyä varmasti. Kun saat järjestettyä mielessäsi pyörivät asiat, voi mielesi edes yrittää rentoutua. Vaikka työmäärä ei vähentyisikään.

Hyvä keino mielessäsi pyörivien työtehtävien, lomasuunnitelmien, muistilistojen, ideoiden, kommenttien ja ties minkä listaamiseen on menetelmä nimeltään Braindump. Hyvin osuva termi sille, mitä on tarkoituksena tehdä. Dumppaat kaikki päässä pyörivät ajatukset paperille talteen, jotta ne eivät jatkuvasti kuormita aivokapasiteettiasi. Tämä auttaa keskittymiskyvyn ja fokuksen löytymiseen. Braindump yksinkertaisuudessaan tarkoittaa, että paperille listataan KAIKKI asiat, joita sinun tulisi tehdä, muistaa tai jotka muuten pyörivät mielessäsi.

Braindump – ajatukset paperille

Ota kynä käteen ja paperi pöydälle (paperi toimii yleensä vielä paremmin kuin tietokone). Listaa kaikki tehtävät tai asiat, jotka pyörivät mielessäsi.

Voit käyttää alla olevaa elämän eri osa-alueiden listaa apuna, jotta saat varmasti kaiken paperille.

Työ

  • Projektit
  • Talous
  • Henkilöstö
  • Viestintä
  • Raportit
  • Kokoukset
  • Päätökset
  • Suunnittelu ja organisointi
  • Henkilökohtainen kehittyminen

Vapaa-aika

  • Matkat
  • Perhe
  • Ystävät
  • Projektit
  • Syntymäpäivät
  • Kotityöt
  • Lemmikit
  • Talous
  • Asunto
  • Urheilu
  • Harrastukset
  • Kulttuuri
  • Ajoneuvot
  • Lääkärikäynnit

Kaikkien keskeneräisten asioiden ja ajatusten jäsentäminen auttaa mieltä rauhoittumaan. Näin pystyt keskittymään paremmin, ja oikeisiin asioihin, jolloin saat asioita paljon tehokkaammin aikaiseksi. Jos yrität vauhdilla vain suorittaa kaikkea samaan aikaan, yleensä sekä laatu että hermot kärsivät yhtä paljon.

Ajatukset järjestykseen

Joskus pelkkä listaaminenkin auttaa. Mutta joskus on tarvetta jatkaa asioiden ryhmittelyllä ja tärkeysjärjestyksen miettimisellä. Lopulta voit viedä suunnitelmasi kalenteriin asti.

Aivojen tyhjennyksen jälkeen, tutkaile paperille kirjoittamiasi asioita. Löydätkö sieltä selviä kategorioita tai prioriteetteja? Yksi tapa edetä on luokitella tehtävät Eisenhowerin matriisiin

Matriisinkategoriat ja toimintaohjeet ovat:

  • Tärkeä ja kiireellinen -> Aloita suunnittelu ja tekeminen heti
  • Tärkeä, mutta ei kiireellinen -> Tee suunnitelma
  • Ei tärkeä juuri sinulle, mutta kiireellinen -> Delegoi
  • Ei tärkeä, eikä kiireellinen -> Arkistoi asia tylsän päivän varalle

Näin olet tehnyt itsellesi kätevästi priorisoidun to do -listan.

On tärkeää valita ne asiat ja tehtävät, jotka ovat sinulle kaikista tärkeimpiä. Jotta sinulla jää aikaa niihin asioihin, jotka koet itsellesi kaikista tärkeimpinä, on sinun välttämätöntä myös luopua jostakin. Meillä kaikille on käytössämme vain 100%. Miten haluat jakaa omat 100%?

Ammattiurheilijat rytmittävät harjoittelunsa sen mukaan, milloin täytyy olla huippukunnossa ja milloin ei. He panostavat tosissaan palautumiseen. Miksemme me ammattityöntekijät tekisi samoin? Me odotamme ja meiltä odotetaan, että toimisimme täysillä tehoilla joka arkipäivä, viikosta, kuukaudesta ja vuodesta toiseen. Silloin kun on mahdollisuus hieman rauhallisempaan työtahtiin, niin se olisi tärkeä osata hyödyntää. Näin energiaa jäisi niille kuormittavimmille ajankohdille, kun meillä on aidosti kiire, ja paljon uusia haasteita. Muutama ”lomaviikko” vuodessa ei mahdollista riittävää palautumista. On tärkeää osata valita mihin panostaa, ja mihin ei.

Not to do-lista onkin oiva lisä to do-listojen lisäksi. Mistä olet valmis luopumaan, jotta sinulla jää energiaa niihin kaikista tärkeimpiin asioihin? Onko sinulle selvää, mitä nämä elämän tai työn tärkeimmät asiat juuri tällä hetkellä sinulle ovat? Mihin sinä haluat käyttää aikaasi? Mihin olet valmis panostamaan?

Eisenhowerin matriisin ja not to do-listan avulla saat Braindump-listasi ja kesäsuunnitelmasi todennäköisesti jo aika hyvään kuosiin.

Tässä vielä muutama idea työn suunnitteluun:

  • Tee suunnitelma tärkeimmistä tehtävistä ennen kesälomaa: Mitä teen? Miten varmistan, ettei minun tarvitse keskeyttää lomaani työn (puheluiden/sähköpostien) takia?
  • Tee suunnitelma kesäloman rytmittämiseksi: Mikä on tärkeintä? Mistä olet valmis luopumaan?
  • Tee suunnitelma töihin paluuta varten: Mihin jäin ennen lomaa? Mistä aloitan? Syksyn tärkeimmät tavoitteet?

Suunnittelu ja listojen tekeminen saattaa kuulostaa raskaalta ja aikaa vievältä puuhalta. Kannustan kuitenkin kokeilemaan. Entä jos se toisikin sinulle kaipaamaasi mielenrauhaa? Pelkästään jo Braindump-listan tekeminen on hyödyllinen askel. Vaikka et tietoisesti noudattaisikaan kaikkea suunnittelemaasi, listoille keräämäsi ajatukset jäävät pyörimään alitajuntaasi ja vaikuttavat valintoihisi hyvällä tavalla salakavalasti. Laita siis alitajuntasi töihin.

Edeltävillä vinkeillä saat järjestettyä prioriteettisi kuntoon kesän ajaksi, olivat ne sitten mitä tahansa. Sinä valitset, mihin aikasi käytät.

Mitkä ovat toimitusjohtajan vinkit kesään?

Lopuksi vielä lupaamani vinkit meidän toimitusjohtajaltamme kesän viettoon.

Mikä kesässä on parasta?

Kesällä on vähän enemmän aikaa pohdiskella.

Miten työasiat saa unohtumaan lomalla, vai unohtuvatko ne?

Rutiinien muuttaminen auttaa, ja pitää keksiä muuta riittävän mielenkiintoista tilalle. Esimerkiksi veneen kunnostus tai uusien biisien säveltäminen.

Mikä on kesän paras herkku? Miksi?

Grillataan ja friteerataan kaikenlaista. Porkkanat, kukkakaali, bataatti, lahna, hauki, särki, katkarapu, herkkusieni, tomaatti, lihat ja vaikka mitä. Ja savustetaan myös kaikenlaista. Näillä saa vaihtelua talvikokkauksiin.

Vapaavalintainen vinkki kesään?

Kirjabingo – Nappaa jostain hyllystä satunnainen kirja ja lue se. Usein yllättyy myönteisesti.

Näillä mennään! Hyvää kesää kaikille! Laittakaa mahdollisimman paljon energiaa varastoon seuraavaa syksyä varten. Meillä Impactilla ainakin on tiedossa jos jonkinlaista uudistusta ja kehitystyötä, niin kuin aina.

f ln