Innosta projektitiimisi hyvään yhteistyöhön

Saitko juuri vastuullesi uuden projektin? Olet innoissasi sen mukanaan tuomista haasteista ja mahdollisuuksista. Tiedät, ettet kuitenkaan pysty vetämään projektia yksin läpi, vaan tarvitset siihen koko kirjavan joukon työkavereita ja muutaman ihmisen talon ulkopuoleltakin. Juuri sinun pitäisi kyetä johtamaan tätä konkkaronkkaa huipputuloksiin. Miten saisit heidät motivoitua juuri tähän projektiin ja työskentelemään yhdessä tehokkaasti?

Tämän vuosituhannen työelämä on täynnä projekteja. Hyvin moni löytää itsensä jossakin vaiheessa projektipäällikön, projektinvetäjän tai tiiminvetäjän saappaista. Projektinhallinta itsessään on suhteellisen iäkäs aihe, ja tiettyihin toimintatapoihin ja järjestelmiin vahvasti linkittynyt osaamisalue. Oppisuuntauksia, ohjelmistoja, työkaluja ja käyttöoppaita löytyy runsaasti. Aina kuitenkaan projektin johtaminen ei vaadi sen kummoisempia työkaluja tai ohjelmistoja. Projektipäälliköiden kohtaamat yleisimmät haasteet liittyvätkin ihmisiin projektin sisällä, ihmisten väliseen vuorovaikutukseen.

Kun tuntuu, että kukaan ei vastaa sähköposteihin ajoissa tai projektipalavereissa keskitytään ennemminkin mobiilidatan kuluttamiseen, on aika tehdä jotakin! Miten saada ihmiset käyttämään riittävästi aikaa ja tuottamaan riittävän laadukasta tulosta juuri sinun projektissasi? Heillä on samaan aikaan todennäköisesti muutama muukin projekti meneillään, eikä kukaan kaipaa lisää kiirettä. Ihmisillä on käytettävissä työntekoon vain tietty määrä työtunteja ja tietty määrä energiaa. Miten työskennellä yhdessä tehokkaasti ja tuottaa laadukasta tulosta asiakkaalle? Tähän ei löydy ratkaisua yksin uusimmista teknologioista. Se vaatii vuorovaikutustaitoja ja tilannetajua projektipäälliköltä. Sinun tehtäväsi on kanavoida tiimin energia oikeisiin asioihin.

Tässä blogissa avaan muutamaa tärkeänä pitämääni näkökulmaa ihmisten johtamiseen projekteissa, joista jokainen pienempiä tai isompia projekteja vetävä henkilö voi oppia onnistuakseen projekteissa paremmin.

1. Selkeät tavoitteet

Vuorovaikutus on monimutkaista, joten projektin tavoitteet voidaan myös hyvin helposti ymmärtää eri tavoin. Talousosasto keskittyy budjettiin, markkinointiosasto lopputuloksen ulkoasuun ja asiantuntijat osaamisensa hyödyntämiseen. Eri osastot, tiimit ja alueiden asiantuntijat tarkastelevat tavoitteita aina omasta näkökulmastaan. Tämä voi helposti aiheuttaa väärinkäsityksiä siitä, mihin ollaan pyrkimässä. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että tavoitteet ja projektiin kohdistuvat odotukset ovat selkeinä jokaisen projektiin osallistuvan henkilön mielessä. Jokainen tietää mihin omaa aikaa pitäisi käyttää ja miksi. Riittävä vuorovaikutus ja keskustelu projektin ydinhenkilöiden kanssa on välttämätöntä, jotta heille muodostuu selkeä kuva siitä, mitä tässä ollaan yhdessä tekemässä. Jokaisen on tärkeä ymmärtää, miten oma työ tulee näkymään projektin lopputuloksessa ja mikä merkitys sillä on tavoitteiden saavuttamisessa. Heitä kiinnostaa, miten he pääsevät hyödyntämään omaa osaamistaan juuri tässä projektissa. Vuorovaikutus ja tavoitteiden määrittäminen eivät tapahdu itsestään vaan näille täytyy järjestää tilaisuuksia. Meneekö projektipalaverien aika aikaisempien mokien puimiseen, vai keskitytäänkö siellä kirkkaiden mielikuvien luomiseen tulevaisuudesta ja oikeiden asioiden edistämiseen?

2. Yhteiset pelisäännöt

Kun tavoitteet on määritelty, on aika selvittää, mitä jokaiselta tiimin jäseneltä vaaditaan näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Tässä on hyvä hyödyntää ihmisten kognitiivista vinoumaa nimeltään Ikea-efektiä, ja päästää tiimin jäsenet osallistumaan pelisääntöjen laatimiseen. Näin he myös arvostavat lopputulosta todennäköisesti enemmän. Laatikaa siis pelisäännöt yhdessä ja perustelkaa valinnat yhteisesti. Esimerkiksi projektin Kick off-kokouksessa voidaan tehdä yhdessä harjoitus, jossa pohditaan sitä, minkälainen käyttäytyminen tiimin jäsenten mielestä johtaisi tämän projektin onnistumiseen. Entä mitä tiimiläiset odottavat toisiltaan? Minkälainen käyttäytyminen johtaisi siihen, että kaikilla olisi mukavaa tehdä yhdessä töitä? Näistä koostetaan sitten yhdessä projektin pelisäännöt, joita jokainen samalla sitoutuu noudattamaan. Projektin pituudesta riippumatta on tärkeää sanoa ääneen ne asiat, joita jokaiselta projektiin osallistuvalta odotetaan, ja muodostaa näin yhteisiä tapoja projektin toteuttamiseen.

3. Hyvä ilmapiiri

Työnteon täytyy olla tehokasta ja laadukasta, mutta etenkin hauskaa. Jos projektia väännetään otsa kurtussa ja ankeassa ilmapiirissä, voin taata, että se näkyy myös asiakkaalle päin. Jos onnistut projektipäällikkönä luomaan kannustavan ja motivoivan ilmapiirin, käyttävät tiimin jäsenet automaattisesti mielellään aikaansa projektin edistämiseen. Hyvä ilmapiiri mahdollistaa sen, että jokainen tiimin jäsen pääsee näyttämään oman osaamisensa ja onnistumaan työssään, eikä aika mene konfliktien puimiseen. Projektipäällikön vastuuseen kuuluu tehtävien jakaminen ja edistymisen seuranta, mutta se ei tarkoita sitä, etteikö tiimiläisille voisi antaa valtaa päättää asioista keskenään. Projektipäällikön on hyvä vetää selkeä linja siihen, missä tiimiläisten itsenäisen päätöksenteon ja projektipäällikön päätösvallan raja kulkee, ja pitää siitä kiinni. Kun tiimiläiset pääsevät vaikuttamaan omaan työhönsä ja kehittämään sitä mieleisekseen, on myös projektin onnistuminen todennäköisempää. Jokainen haluaa tuntea olevansa arvostettu ja hyödyllinen työssään. Projekti, jossa on hauska ja hyvä meininki voittaa sen, jossa on tylsää ja nihkeää. Mieti, mitkä asiat nostaisivat tiimisi yhteishenkeä, ja antaisivat sille lisää energiaa. Helpointa on kysyä sitä suoraan tiimiltä.

Projektipäällikön osaaminen lähtee aina oman roolin ymmärtämisestä. Jos vastuut ja velvollisuudet eivät ole hänelle itselleenkään selkeitä, eivät ne voi olla sitä myöskään muille. Hyvä yhteistyö ja projektin onnistuminen puolestaan lähtevät selkeistä projektien tavoitteista, yhdessä määritetyistä pelisäännöistä, ja positiivisesta meiningistä, jossa haasteet ratkaistaan yhdessä. Tämä kaikki näkyy varmasti edelleen myös asiakkaalle.